Microsoft Project - Uygulamada Neden Başarısız?

Microsoft Project ile KOBİ'lerde proje yönetimi yapmak ve uygulama çok tabiki mümkün. Ancak sorun şurada; işler belli bir sisteme sokulmuş yürüyor. Bunları yapanlar da çoğu kez ustalar ve üretim yetkilileri diyelim. Bu süreçten bağımsız yapılan bir proje bu kişiler tarafından uygulanamıyor. Öyle olması da normal.
Yapılması gereken şu bence; önce proje yönetimi süreci belirlenecek, işler bu süreç içinde ele alınacak ve organizasyon, yapılması, denetlenmesi, teslimi vb konular proje yönetimi sürecinde adım adım - iş kırılımı ve takvimiyle netleştirilecek. Projeye ilişkin gerekli dokümanlar hazırlanacak.
Projelere bir proje yöneticisi atanacak. Yetkisi tam olacak. Ustabaşının yanına gittiği zaman istekleri dinlenecek.
Yapılan projeler arşivlenecek ve öğrenilmiş dersler olarak kullanılacak. Şirket kültürü olarak proje yönetimini oturtmak özellikle KOBİ'lerde çok zor olacak, kolay gelsin.

Proje Yönetimi temelleri eğitimi ve Ms Project Eğitimi konusunda bilgi

Katılımcılarla yazışmamdan; 

Cumartesi günü Proje Yönetimi temel metot ve tekniklerine ilişkin bir eğitim yaptık. Katılımınız için teşekkür ederiz.

Bu eğitimde proje yönetimine ilişkin süreçleri PMI tarafından belirlenen standartlar içinde sizlere sunmaya çalıştım. Projeler için belli bir dokümantasyon gerekiyor. Ayrıca WBS olarak adlandırılan iş kırılımı yapmak gerekiyor. Sizler kendi projelerinize göre belli iş kırılımı şablonları oluşturmanız iyi olur. Bu süreçleri belli bir standarda koymak iyi olur.

Ardından bu işlerin sıralanması ve aralarındaki öncül/ardıl ilişkilerinin oluşturulması gerekiyor. Bunlara ilişkin genel örnekler verdim. 

Bu hafta da Microsoft Project kullanarak projelerimizin planlanmasını yapacağız. Bu eğitimde işlerin zaman takvimi içinde planlanmasını, öncül/ardıl düzenlemelerini yapacağız. Ayrıca kilometre taşları, özet görev vb planlama konularımız olacak. Kritik yolu tanımlamayı ve "bolluk" kavramını öğreneceğiz. Ardından kaynakların tanımlanmasını, atanmasını ve buna ilişkin raporlamaları ele alacağız. 

Ardında projelerin temellerinin kaydedilmesi ve ardından güncel değerlerinin girilmesini yapacağız. 

.....

Kilometre Taşı Nedir - Milestone Nedir?

´Proje içindeki bir ana noktaya ya da bir aşamaya kilometre taşı denir. Önemli bir tarih, bizim ya da diğer taraflar için önemli bir an ya da aşama proje üzerine milestone olarak belirtilir.

´Milestone’lar bir aktivite gibi süre ve kaynak içermez, sadece bilgi amaçlıdır. Örneğin bir inşaat projesinde, “kaba inşaatın bitmesi” bir milestone olabilir. 

´Microsoft Project’te sıfır gün süreli işler otomatik olarak milestone olur.

Başlangıç  (0)

…

Kaba işler  (0)

…

Teslim  (0)

WBS - İş Kırılımı

´Proje amaçlarının gerçekleştirilmesi ve gerek duyulan teslimat birimlerinin oluşturulması için yerine getirilecek işlerin yine teslimat bazında hiyerarşik bir yapıda ayrıştırılmasıdır.

Böl yönet mantığına sahiptir. Yönetebileceğin kadar bölebilirsin...

İş kırılım çok önemli. İş kırılımı yapılmadan görevlerin proje yönetimi programına girilmesi ve ilişkilendirilmesi hatalı ve eksik olacaktır. Bütünden belli noktaların gözden kaçırılmasına neden olacaktır!

İş kırılımı oluşturmanın belli metotları vardır: 

´Analoji yaklaşımı

´Yukarıdan aşağıya (top down) yaklaşımı

´Aşağıdan yukarıya (bottom up) yaklaşımı

´Mind-mapping yaklaşımı