Microsoft Project - Uygulamada Neden Başarısız?

Microsoft Project ile KOBİ'lerde proje yönetimi yapmak ve uygulama çok tabiki mümkün. Ancak sorun şurada; işler belli bir sisteme sokulmuş yürüyor. Bunları yapanlar da çoğu kez ustalar ve üretim yetkilileri diyelim. Bu süreçten bağımsız yapılan bir proje bu kişiler tarafından uygulanamıyor. Öyle olması da normal.
Yapılması gereken şu bence; önce proje yönetimi süreci belirlenecek, işler bu süreç içinde ele alınacak ve organizasyon, yapılması, denetlenmesi, teslimi vb konular proje yönetimi sürecinde adım adım - iş kırılımı ve takvimiyle netleştirilecek. Projeye ilişkin gerekli dokümanlar hazırlanacak.
Projelere bir proje yöneticisi atanacak. Yetkisi tam olacak. Ustabaşının yanına gittiği zaman istekleri dinlenecek.
Yapılan projeler arşivlenecek ve öğrenilmiş dersler olarak kullanılacak. Şirket kültürü olarak proje yönetimini oturtmak özellikle KOBİ'lerde çok zor olacak, kolay gelsin.

Proje Yönetimi temelleri eğitimi ve Ms Project Eğitimi konusunda bilgi

Katılımcılarla yazışmamdan; 

Cumartesi günü Proje Yönetimi temel metot ve tekniklerine ilişkin bir eğitim yaptık. Katılımınız için teşekkür ederiz.

Bu eğitimde proje yönetimine ilişkin süreçleri PMI tarafından belirlenen standartlar içinde sizlere sunmaya çalıştım. Projeler için belli bir dokümantasyon gerekiyor. Ayrıca WBS olarak adlandırılan iş kırılımı yapmak gerekiyor. Sizler kendi projelerinize göre belli iş kırılımı şablonları oluşturmanız iyi olur. Bu süreçleri belli bir standarda koymak iyi olur.

Ardından bu işlerin sıralanması ve aralarındaki öncül/ardıl ilişkilerinin oluşturulması gerekiyor. Bunlara ilişkin genel örnekler verdim. 

Bu hafta da Microsoft Project kullanarak projelerimizin planlanmasını yapacağız. Bu eğitimde işlerin zaman takvimi içinde planlanmasını, öncül/ardıl düzenlemelerini yapacağız. Ayrıca kilometre taşları, özet görev vb planlama konularımız olacak. Kritik yolu tanımlamayı ve "bolluk" kavramını öğreneceğiz. Ardından kaynakların tanımlanmasını, atanmasını ve buna ilişkin raporlamaları ele alacağız. 

Ardında projelerin temellerinin kaydedilmesi ve ardından güncel değerlerinin girilmesini yapacağız. 

.....

Kilometre Taşı Nedir - Milestone Nedir?

´Proje içindeki bir ana noktaya ya da bir aşamaya kilometre taşı denir. Önemli bir tarih, bizim ya da diğer taraflar için önemli bir an ya da aşama proje üzerine milestone olarak belirtilir.

´Milestone’lar bir aktivite gibi süre ve kaynak içermez, sadece bilgi amaçlıdır. Örneğin bir inşaat projesinde, “kaba inşaatın bitmesi” bir milestone olabilir. 

´Microsoft Project’te sıfır gün süreli işler otomatik olarak milestone olur.

Başlangıç  (0)

…

Kaba işler  (0)

…

Teslim  (0)

WBS - İş Kırılımı

´Proje amaçlarının gerçekleştirilmesi ve gerek duyulan teslimat birimlerinin oluşturulması için yerine getirilecek işlerin yine teslimat bazında hiyerarşik bir yapıda ayrıştırılmasıdır.

Böl yönet mantığına sahiptir. Yönetebileceğin kadar bölebilirsin...

İş kırılım çok önemli. İş kırılımı yapılmadan görevlerin proje yönetimi programına girilmesi ve ilişkilendirilmesi hatalı ve eksik olacaktır. Bütünden belli noktaların gözden kaçırılmasına neden olacaktır!

İş kırılımı oluşturmanın belli metotları vardır: 

´Analoji yaklaşımı

´Yukarıdan aşağıya (top down) yaklaşımı

´Aşağıdan yukarıya (bottom up) yaklaşımı

´Mind-mapping yaklaşımı

 

Kick-Off Meeting, kick-off toplantıları

•Genellikle proje başında yapılır ve ekibe bilgi verilir.

•Paydaşlar için de yapılabilir.

•Amaç proje hakkında bilgi vermektir. 

Kimler katılır?

•Paydaşlar - müşteri, takım, satıcılar, yöneticiler, sponsorlar, …

Kazanılmış Değer (Earned Value) - 2

Kazanılmış değer analizi projenin neresinde olduğunuzu (ne kadarını tamamladınız, ne kadar kaldı, süre ve zaman olarak) ortaya koyar. 

´Proje planı:

´12 ay

´Toplam bütçe: 100.000

´Üretilecek 20 birim

´Şu an:

´6 ay geçti

´Harcanan para: 65.000

´Üretilen birim: 8 birim

´Projenin ne kadarını tamamladınız?

´50%?   65%?   >40%?

Kazanılmış Değer Analizi (Earned Value Analysis)

Kazanılmış Değer Analizi (Earned Value Analysis), şu soruların yanıtlarını bulmayı sağlar: 

´Ne kadar harcandığını bütçeyle karşılaştırarak gösterir.

´Takvimin ne kadar ilerisinde ya da gerisindesiniz?  (ahead or behind schedule)

´Bütçenin üzerindemisiniz/altındamısınız (over or underspent)

´Paranın karşılığını alıyor musunuz?

Kazanılmış değer (earned value analysis) analizinde kullanılan terimlerin Türkçe ve İngilizce karşılıkları

Kazanılmış değer (earned value) analizinde kullanılan terimlerin Türkçe ve İngilizce karşılıkları:

Türkçe Terimler	İngilizce Terimler
GÇBM – Gerçekleşen Çalışmanın Bütçelenen Maliyeti	BCWP – Budgeted cost of work performed
GÇFM – Gerçekleşen Çalışmanın Fiili Maliyeti	ACWP - Actual cost of work performed
ZÇBM - Zamanlanan Çalışmanın Bütçelenen Maliyeti	BCWS - Budgeted Cost Work Scheduled)
ZÇFM - Zamanlanan Çalışmanın Bütçelenen Maliyeti	ACWS – Actual Cost Work Scheduled)
KD – Kazanılan Değer	EV – Earned Value
AC – Fiili Maliyet	AC – Actual Cost
PD – Planlanan Değer	PV – Planned Value
ZF – Zamanlama Farkı	SV – Schedule Variance
MF – Maliyet Farkı	CV – Cost Variance
TB – Tamamlandığında Bütçe	BAC – Budget At Completion
TZF – Tamamlandığında Zaman Farkı	VAC – Variance At Completion
TTM – Tamamlandığında Tahmini Maliyet	EAC – Estimated At Completion
MPE – Maliyet Performans Endeksi	CPI – Cost Performance Index
ZPE – Zamanlama Performans Endeksi	SPI – Schedule Performance Index
FC	Faruk Çubukçu özel alanı

Microsoft Project - izleme (tracking) işleminin adımları

Tracking (ilerleme ya da izleme) aşamasında gerçek (actual) değerler girilir. Diğer bir deyişle “fiili” değerler girilir. Örneğin bir görevin planlama aşamasındaki süresi 2 gündür. Yürütme aşamasında bu görev 3 günde (fiili olarak) tamamlanır. Gerçek (actual) değeri 3 olur.

İzleme işleminin aşamaları:

1. Projenin temel değerleri baseline) kaydedilir.

2. Proje ya da görevler birer birer ya da topluca güncellenir (update). Fiili değerler girilir.

3. Güncellenen görevlerin gerçek (actual) bilgileri ile baseline planı ile karşılaştırılarak gelişmelerin projeye (ilk plana) ne kadar uyduğu / farkları izlenir. Bu aşamadan sonra bütün raporlarda temel (baseline) ve fiili (actual) olmak üzere alanlar kullanılabilir. 

Microsoft Project - Takvim (Calendar) türleri

Standard:  Standart takvim bir taban takvimdir (base calendar). Bu takvim Pazartesi (Monday) Cuma (Friday) gününe kadar çalışma günü  (working time).

Çalışma saatleri (working time):                        8:00 A.M. ila 5:00 P.M

Çalışılmayan saatler (nonworking time):         12:00 P.M. ila 1:00 P.M

24 Hours: Tüm günler ve saatleri içeren bir takvim. Genellikle makine gibi kaynaklar için kullanılır.

Night Shift: Gece vardiyası.  Pazartesi ile Cumartesi arasında çalışma zamanı: 11:00 P.M ile 8:00 A.M. (23-08 arası ve 1 saat ara) Ve 3:00 A.M. ila 4:00 A.M arasında çalışılmayan (nonworking) zaman. 

Faruk Çubukçu Project Akademi - Hedefler

´Proje yönetim standartlarını, araç ve tekniklerini öğrenmek;

´Proje yönetimi konusunda uzmanlaşmak,

´Proje yönetim süreçlerini bilmek,

´Projelerimizin takvimi oluşturmak, kaynakları planlamak ve fiili değerleriyle takip etmek,

´Proje maliyetlerini ve nakit akışlarını izleyebilmek,

´Proje taraflarının (müşteri, sponsor, vb) projenin ilerleyişini izlemelerini sağlamak,

´Projelere ilişkin raporlar geliştirebilmek, 

Proje vizyonumu

´Proje vizyonumuz:

´Hedeflerinize ulaşmak için zaman kısıtlarını, insan kaynaklarınızı ve bütçenizi iyi yönetmek, geçmişi değerlendirmek, şu anı kontrol etmek ve geleceği değiştirmek. 

Proje Yönetimi - Microsoft Project Uygulamaları - Workshop - Egetek proje ekibiyle

Proje formülü - Project formula - Microsoft Project formula

Görevin süresi ve atanan iş (work) temelli kaynakların oluşturduğu maliyet ve iş bir formül ile hesaplanır. Buna programlama formülü (scheduling formula) denir.

Formül: İş = Süre x Birim

İş= Süre X Birim                   Süre = İş / Birim Birim = İş / Süre

Work= Duration X Units                 Duration = Work / Units Units = Work / Duration

Örnek: FÇ ve ALİ, 2 kişi 8 saat (1 gün) çalışarak 16 saatlik bir iş üretirler. Aşağıda bu ifadenin farklı denklemleri yer almaktadır.

16 saat = 8 x 2

8 = 16 saat / 2

2 = 16 saat / 8 

Microsoft Project ile bir projenin takibi

Bir projeye başlamadan önce projedeki aktivitelerin birer görev (task) olarak planlanması gerekir. Bu konudaki detaylar projenin büyüklüğüne, önemine ve takip işlemindeki kolaylıklara göre belirlenebilir. Aktivitelerin süresi, diğer aktivitelerle bağlantısı ve yapılacak diğer işlemler projenin planlanması ya da programlanması (scheduling) olarak adlandırılır.

•          Proje ne zaman başlayacak? Ne zaman bitecek? Süresi ne kadar olacak?
•          Projedeki görevler (aktiviteler) neler olacak?
•          Bu görevler ana görev mi? yoksa detay (alt) görevler mi olacak?
•          Her bir görev (aktivite) ne kadar sürecek?
•          Hangi görevler (aktiviteler) önce başlayacak?
•          Bu görevler (aktiviteler) arasındaki ilişkiler nasıl olacak? Örneğin bir görev bittiğinde ancak diğer bir görevin başlayabileceğini düzenlemek gerekebilir.
•          Görevleri (aktviteleri) kimler yerine getirecek? Kaynaklar (resources) neler olacak? İnsan, makine ve maliyetler (costs). Örneğin danışman FÇ’nin günlük ücretini belirlemek gibi.  
•          Kısıtlamalar (constraints) neler olacak?

Yukarıdaki soruların yanıtlarının tam olarak verilmesi Microsoft Project ile yapılacak bir projenin planlanmasını kolaylaştıracaktır

Microsoft Project 2010 ve 2013 - Bağlantılara Uy (Respect Links) Düğmesi

Bağlantılara Uy (Respect Links) Düğmesi

Microsoft Project 2010 ve Microsoft Project 2013 çalışma ortamında; Görev (Task) şerit sekmesinde yer alan bağlantılara uy (respects links) düğmesinin görevi bu tür (elle zamanlanmış görevlerin) bağlantılarını yeniden güncellemek. Çünkü aralarında bağlantı olmasına rağmen öncül görevinin süresinin değişmesi ardıl göreve yansımayacaktır. Ancak Bağlantılara Uy düğmesi ile bu düzenleme görevlere yeniden yansıtılır. Böylece elle zamanlanmış iki görevin (fc-alış ve fc-satış) aralarındaki bağlantı güncellenmiş olur. 

Deadline Son Tarih

Deadline (Son Tarih), aktivitenin tamamlanması gereken bir tarihi belirtir. Aktivite tamamlanmadan bu tarih geçilirse Project programı bir uyarı verir.

Deadline, “Must Finish On-Bitmesi Gereken Tarih ya da “Finish No Later Than-İlk Bitiş Tarihi” gibi katı (inflexible) kısıtları koyup – projeyi kilitlemek yerine - sadece bir uyarı şeklinde uyarı mekanizması düzenlemek amacını taşır. 

Microsoft Project - maliyet (cost) hesaplama

Maliyet formülü: 

Cost = (Regular Work * Standard Rate) + (Overtime Work * Overtime Rate) + Cost per Use.

Maliyet = (çalışma süresi* Standard Fiyat) + (Fazla Çalışma* Fazla Çalışma Fiyatı) + Kullanım başına maliyet.

Proje yönetimi - işlemlerin sırası

Microsoft Project ya da bir proje yönetimi yazılımıyla bir proje takip edilecekse bazı ön işlemlere gereksinim vardır. Onun dışında yapılacak çalışmaları da bir sıraya sokacak olursak şu şekilde bir sıralama ortaya çıkar: Bir projenin planlanmasından önce proje yönetim planı, gerekli izinler, ekibin belirlenmesi gibi birçok konuda hazırlıkların yapılması gerekir. Bu çalışmaları minimum anlamda şu şekilde sıralayabiliriz:

1. Kapsamın netleştirilmesi

2. İş kırılımı (WBS) çıkarılması

3. Planının çıkarılması (Aktiviteler, gantt chart)

3. Onayların alınması

4. Yürütme

5. Ayarlamalar ve denetlemeler

6. Projenin kapatılması ve değerlendirilmesi.

Microsoft Project 2013 Yenilikleri - Görev Yolu (Task Path)

Microsoft Project 2013’ün yeniliklerinden birisi de Görev Yolu (Task Path) aracıdır. Görev Yolu, detaylı bir projede, Gantt şeması üzerinde yer alan görev çubukları ve bağlantıların karmaşasını azaltmak için istenilen bir görevin öncüller (predecessor) ve ardıl (successor) görevlerini göstermeyi amaçlar.

Görev yolunu görmek için bir görev seçilir ve Gantt Grafiği'nde, Biçim (Format) şerit sekmesindeki Görev Yolu (Task Path) aracı kullanılır.